Quel que soit le domaine dans lequel vous travaillez, vous avez forcément des périodes plus ou moins importantes. Des mois ou semaines pendant lesquels le nombre d’heures de travail devient plus important, en fonction des rendus à fournir à vos clients. Nous sommes donc tentés, parfois, de travailler le week-end ou de faire des heures supplémentaires afin d’absorber la charge de travail.

Dans cet article, nous allons vous donner des astuces à mettre en place afin de libérer vos soirées mais surtout vous aider à ne pas travailler le week-end. Se mettre à travailler le samedi ou le dimanche peut en effet être un réflexe très rapidement pris, surtout en tant que freelance.

Prioriser ses actions

Elizabeth Grace Saunders de HBR classe toutes activités en trois catégories :

• Activité d’investissement
• Activité neutre
• Activité d’optimisation

Les activités d’investissement sont les activités qui vous apportent une valeur ajoutée, ou bien auprès de vos clients. Ce sont donc les activités sur lesquelles vous devez consacrer le plus de temps. Cela peut correspondre par exemple à la recherche de nouveaux clients, un bilan d’activité auprès d’un client existant ou encore un upsell commercial sur un client de longue date.

Les activités neutres sont des activités légèrement moins importantes et sur lesquelles vous pouvez parfois faire moins d’efforts, comme par exemple, faire relire vos projets ou documents.

Les activités d’optimisation sont celles qui vous prennent le plus de temps alors que vous devriez vous attarder sur les activités d’investissement.

Le plus important est donc de prioriser vos tâches en fonction de leur importance bien sûr, mais aussi du retour sur le temps investi qu’elles vous apportent. Prenez un certain pour faire le point sur cette to do list et prioriser les actions de la semaine afin d’y voir plus clair.

Globalement, il est important de noter que dans tous les cas, lorsque vous assurez une tâche, essayez d’être concentré dessus. La concentration peut être la clé pour vous organiser correctement et prioriser vos activités et actions. Vous perdrez en effet moins de temps et ferez les choses efficacement.

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S’organiser et planifier ses tâches

Afin de vous organiser au mieux dans votre travail et ainsi être efficace, pensez à planifier vos tâches. Ceci vous permettra d’y voir plus clair sur la to do list qui peut parfois s’étendre. Une fois les tâches listées et planifiées, vous pouvez vous assurer d’avoir une semaine de travail pleinement efficace et ainsi vous dégager du temps le week-end sans penser au travail à effectuer.

Notamment, lorsque l’on parle des réseaux sociaux ou encore de publications sur un site internet par exemple. Vous pouvez tout à fait programmer vos publications afin qu’elles soient mises en ligne sans même que vous n’y pensiez ou que vous soyez devant votre ordinateur.

Cette planification et organisation peut aussi s’appliquer dans le cadre d’un travail freelance avec une équipe partenaire par exemple. L’organisation au sein de votre équipe de travail peut jouer un grand rôle. Si chaque personne du projet sait où elle doit aller et ce qu’elle a à effectuer semaine par semaine, vous rendez le travail d’équipe plus efficace. Des feuilles de route hebdomadaires peuvent ainsi être mises en place au sein de votre équipe / groupe de freelance, si vous en ressentez le besoin. Des roadmap ou encore des outils en ligne peuvent suffire afin d’organiser votre semaine de travail. Que ce soit votre propre semaine ou bien celle de vos coéquipiers, cette astuce permet d’avoir une vision d’ensemble sur les rendus à effectuer pour chacun de vos clients et de voir où vous en êtes par rapport aux deadlines de chaque projet.

Bien sûr, cette planification des tâches doit prendre effet uniquement en semaine ouvrée. Oubliez les week-end comme un potentiel temps de travail et concentrez les efforts sur la semaine.

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Gérer ses délais auprès de ses clients

Si vous vous rendez-compte, une fois que vous avez mis en place une certaine organisation de travail, que vos délais sont trop serrés pour rendre un projet, pensez à l’externalisation. Déléguer peut en effet être la clé pour faire entrer vos tâches dans une semaine de 5 jours. Vous pouvez par exemple faire appel à un professionnel que vous connaissez afin de le missioner sur une tâche que vous n’auriez pas le temps d’effectuer dans les temps. Votre organisation vous permet de détecter le manque de temps, en amont et ainsi de pouvoir tenir vos délais grâce à une personne tierce qui intervient en support.

Dans les cas les plus complexes, certaines tâches peuvent être annulées complètement si vous n’avez pas le temps de les assurer. Cela doit bien évidemment correspondre aux tâches les moins importantes, avec un rendement moindre. Si cela peut vous permettre de vous concentrer davantage sur les tâches principales et ainsi gérer vos délais de livraison correctement, soit. Bien que vous ayez envie de faire les choses parfaitement, il n’est pas toujours possible d’assurer un service absolument parfait. Tant que le travail global est très bien fait, vous pouvez vous ôter certaines actions qui auraient permis de peaufiner totalement le projet. Vous pouvez également penser à avertir le client, en lui indiquant que telle ou telle tâche ne pourra pas entrer dans le temps imparti mais que le projet global vous convient et qu’il est terminé. Il pourra vous indiquer si ces tâches en question sont extrêmement importantes pour lui, au point d’accepter de décaler la date de rendu ou bien si vous devez impérativement finaliser le projet, sans à la date convenue en amont.

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Les clients qui souhaitent des contacts le week-end

Si vous travaillez en direct avec des clients, en tant que freelance, il est souvent difficile de dire non à des actions et missions demandées sur vos week-end. Nous vous conseillons dans ces cas-là, de ne pas arriver au stade où votre client vous fait ce genre de demande. Pour cela, vous devez établir des règles très précises au départ de la relation. Si votre nouveau client est au courant dès le début que vous avez des horaires de travail spécifiques, vous limitez grandement ce genre de situation. Il n’essaiera pas de vous joindre 24h/24 et 7j/7.

Si vous sentez toutefois que les weekend sont vraiment importants pour le client et qu’il souhaite avoir des contacts avec vous sur ces jours de la semaine, pensez à une tarification plus importante par exemple. Vous pouvez lui mentionner que des missions exceptionnelles peuvent être effectuées sur vos week-end mais que de cela, découle un budget supplémentaire. Un taux horaire plus important les week-end vous permettra ainsi de travailler sur les périodes où vous en avez envie, ou bien lorsque vous y êtes vraiment obligés, mais avec une compensation financière.

Pour les anciens clients, ces augmentations financières le week-end peuvent poser problème. Cela se fera donc au fur et à mesure, lorsque de nouveaux clients apparaîtront, et si vous arrivez à limiter les heures travaillées le week-end avec les clients en place.

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Les week-end ne doivent pas être perçus par les indépendants comme des périodes de travail potentielles. Si vous ne souhaitez pas travailler sur ces deux jours, à vous de le décider et de mettre tout en œuvre afin d’y parvenir. Avec un peu de cohérence, une planification intelligente, une bonne organisation et une relation client saine, vous pouvez réussir à dégager votre temps le week-end. Vous pourrez ainsi profiter de ces moments pour vos projets personnels et laissez les projets professionnels pour la semaine ouvrée. De quoi réduire votre niveau de stress, mais aussi apprécier davantage vos weekends. Il est toujours bon de couper et de laisser le travail de côté.

Si vous mettez en œuvre toutes nos suggestions, vous n’aurez bientôt plus à travailler le week-end, ou seulement quelques fois par an.