Article rédigé par ma collaboratrice en rédaction web, Maud, Rédac’Pulse.

Quand on est freelance, indépendant, que l’on travaille pour soi, il n’est pas toujours aisé de bien s’organiser. Et notamment lorsque l’on travaille chez soi, et que l’on a la possibilité de faire un milliard d’autres choses (plus ou moins intéressantes, il est vrai !).

Alors comment faire, en tant que freelance, pour ne pas s’éparpiller et mener à bien tous ses projets en un temps limité ? Comment bien s’organiser pour être le plus productif possible ?

Dans cet article, je vais vous donner quelques pistes pour améliorer votre organisation. Et je ne parle évidemment pas des cafés qu’il vous faudra ingurgiter pour rester éveillé.e, eh non !

Petit tour d’horizon des techniques et outils qui ont fait leur preuve en terme d’organisation au travail. Il n’y a plus qu’à !

L’organisation : une qualité essentielle pour réussir en tant qu’indépendant

L’organisation est une qualité que bon nombre de personnes rêveraient d’avoir. Et en tant qu’indépendant, c’est une qualité indispensable. Pourtant, cette capacité à être méthodique, structuré, et à faire preuve de cohérence pour planifier son travail est loin d’être innée…

Les bénéfices d’une meilleure organisation

Parlons bénéfices pour commencer. C’est simple, être bien organisé.e vous permet de :

• booster votre productivité : vous perdez moins de temps, vous êtes plus productif ;
• améliorer la qualité de vos prestations, votre travail étant plus qualitatif ;
• accroître la satisfaction clients ;
• fidéliser vos clients par la même occasion ;
• acquérir de nouveaux clients, parce que vous avez plus de temps à consacrer à la prospection.

Astuces pour améliorer son organisation quand on travaille pour soi

Gérer ses emailings

Il faut le reconnaître, on perd un temps fou à lire ses mails, puis à trier sa boîte mail, qui a vite tendance à déborder…Et je sais de quoi je parle 😉

Si trier ses emailings est terriblement chronophage et nous fait gaspiller un temps précieux, toujours est-il que c’est ultra-important.

Que diriez-vous si vous aviez à disposition un outil qui vous permette de jeter rapidement ce qu’il y a à jeter, et de conserver les mails importants ? Ne serait-ce pas un sacré soulagement pour vous ?

Cela ne sert à rien de conserver des emailings qui sont sans réelle plus-value, et que vous ne lisez pas, de surcroît. Alors, je n’ai qu’une chose à dire, trions ! Et pour cela, nul besoin d’y passer des plombes. Avec Cleanfox, vous avez la possibilité de vous désabonner de tous les emailings inutiles qui encombrent votre boîte de réception.Je vous invite à découvrir cet outil et à me dire ce que vous en pensez en commentaires.

Prendre des notes efficacement pour gagner en rapidité

Dans notre métier de freelance, il faut le dire, il est parfois compliqué de se souvenir de toutes les idées qui nous ont traversé l’esprit à un moment donné.

Une nouvelle idée de projet, une personne que l’on aimerait contacter, un article que l’on a trouvé intéressant, une phrase d’accroche que l’on vient de composer dans sa tête…Et puis, d’un coup, un appel téléphonique vient interrompre le fil de nos pensées et l’on est rattrapé par la réalité et nos priorités.

Du coup, si on ne note pas ces idées ingénieuses sur le champ, elles peuvent vraiment passer à la trappe. Et il n’y a rien de plus rageant !

Ainsi, pour remplacer votre mémoire qui peut vous faire défaut, des outils existent ; ils vont vous permettre de regrouper en un seul et même endroit vos idées, vos projets, les informations que vous souhaitez conserver dans un coin de votre tête.

Il s’agit d’outils numériques de prise de notes qui sont pour la plupart gratuits. L’objectif est de centraliser toutes les informations dont vous avez besoin, en les organisant par thématiques ou listes.

Voici quelques applications de prise de notes très connues pour prendre des notes efficacement :

• Evernote;
• One note, de Microsoft;
• Keep, de Google.

Et si vous préférez le support papier, je vous invite à utiliser des blocs-notes, des carnets, des cahiers. Évitez juste les feuilles volantes, que vous risqueriez de perdre.

Noter ses rendez-vous et les tâches à réaliser sur un agenda numérique ou papier

L’agenda papier est pour moi indispensable pour noter ses rendez-vous professionnels, mais aussi les tâches que l’on doit faire dans la journée.

Même si certains ne jurent que par les outils numériques et acceptent volontiers de s’en remettre à la technologie pour gérer leur planning, j’avoue que pour ma part, je préfère 100 fois plus l’agenda papier type semainier. Je l’emporte partout avec moi.

Je note tout dessus : mes rendez-vous, les tâches à faire, mes projets, etc.

Je trouve que c’est beaucoup plus simple d’écrire sur un agenda papier. Je peux planifier facilement ma semaine, indiquer à quel moment, durant quel créneau horaire je vais réaliser chaque tâche.

On raye une fois qu’une action est terminée. On reporte une tâche si besoin est. Et on n’hésite pas à utiliser de la couleur (stabilos et stylos de différentes couleurs) pour souligner des éléments importants, les tâches prioritaires, ce qui nous permet de visualiser rapidement ce qu’il reste à faire.

Pour la prise de rendez-vous, je sais que de nombreux indépendants utilisent le calendrier numérique Calendly. Il est très pratique. Adieu les échanges interminables au téléphone ou par email, avant de caler une date ! Grâce à cet agenda partagé, vos prises de rendez-vous sont ultra simplifiées. Vous pouvez planifier tous vos rendez-vous professionnels : un appel téléphonique, un rendez-vous irl, une réunion, un échange skype, etc.

Automatiser ses tâches pour améliorer sa productivité

L’automatisation des tâches vous permet de gagner un temps précieux. Parmi les outils les plus intéressants, je citerai Zapier.

Zapier vous permet d’automatiser de nombreuses actions marketing.

Comment cela fonctionne-t-il ? C’est très simple ! Il vous suffit de sélectionner les applications sur lesquelles vous aller automatiser un processus.

Vous avez le choix parmi une multitude d’applications : plus de 2.000.

Créez ce que l’on appelle des workflows pour relier une application à une autre.

Par exemple : vous venez de publier un nouveau post Facebook. Avec Zapier, vous pouvez faire en sorte que vos nouveaux posts Facebook soient automatiquement publiés sur Instagram, Twitter, ou sur Slack et Trello.

Vous avez dernièrement mis en ligne une vidéo sur YouTube ; vous n’avez plus qu’à sélectionner les réseaux sociaux sur lesquels vous souhaitez qu’elle soit visible. Et Zapier s’occupe du reste. Ingénieux, n’est-ce pas ? Regardez aussi côté Combin pour Instagram. 🙂

Suivre l’avancement de ses projets et de ses tâches pour savoir où on en est d’un seul coup d’œil

Pour gagner encore un peu de temps, voici quelques outils pour le suivi et la gestion de projets :

• trello (mon préféré) ;
• slack;
• asana.

Grâce à ces outils, vous ne serez plus jamais perdu ! Vous aurez une visibilité 360° sur chacun de vos projets. En retard, dans les temps, en avance… Avec Trello, par exemple, vous pouvez créer des listes du genre Projets en cours, Projets terminés, Projets à venir. Dans chaque liste, vous intégrez vos projets dans une Carte.

Chaque carte se gère indépendamment du reste. Vous pouvez définir une échéance, inclure des pièces jointes, réaliser une description du projet et échanger à ce sujet avec vos collaborateurs ou clients.

Vous voulez être force de proposition et proposer de nouvelles idées de sujets d’articles à votre client ? Avec Trello, c’est très pratique ! Créez une liste Idées de sujets 2020. De quoi ravir votre client, qui appréciera sans aucun doute cette initiative. Vous pouvez vraiment faire du super boulot grâce à cet outil. Votre suivi client sera des plus efficaces et vous améliorerez la satisfaction globale.

Analyser son temps pour mieux le gérer

Vous voulez savoir si vous êtes vraiment productif.ve lorsque vous êtes devant l’ordinateur ? Grâce à certains outils, vous allez être capable de connaître le temps passé sur chacun de vos travaux, mais aussi le temps passé sur l’ordinateur.

Ces outils de time tracking sont très utiles, notamment si vous êtes rémunéré au temps passé. Mais pas uniquement. Ils vous permettront d’évaluer votre productivité quotidienne, d’analyser les tâches à faible valeur ajoutée (prospection, facturation, lecture et réponse à des emailings, etc) qui vous font perdre du temps, et de mener des actions correctives pour enfin en gagner.

Il existe là aussi beaucoup de logiciels : Timelyapp, Toggl, Harvest, Tick, RescueTime. Je vous laisse faire votre choix.

Améliorer sa concentration pour être plus productif

Pour augmenter votre productivité, nous l’avons vu, vous devez devenir le pro de l’organisation. Mais pas que : vous devez aussi rester concentré…

Alors, pas toujours évident de se mettre dans sa bulle et d’y rester. La tentation est grande de procrastiner. Chez soi, on peut facilement se laisser distraire et envahir par diverses sollicitations qui vont venir interrompre immédiatement notre travail.

Un appel téléphonique privé, de nouvelles notifications sur notre smartphone, un café / thé qui nous attend, une machine à laver à lancer, des courses à faire, une amie ou voisine qui passe à l’improviste, nos enfants qui nous demandent de l’aide pour résoudre un problème de maths 😉 Tout cela est difficile à gérer.

Alors, dans un premier temps, commencez par mettre votre téléphone sur silencieux.

Et pour éviter de faire toutes les tâches qui vous incombent à la maison, allez donc travailler dans un autre endroit que chez vous : un café, un espace de co-working… L’idée est de trouver un endroit dans lequel on se sente bien, qui nous permette de trouver l’inspiration et de cultiver notre créativité (je parle bien entendu des métiers créatifs).

Pour certaines personnes, un espace bruyant les stimule, alors que pour d’autres, le silence s’impose. Chaque personne est différente, et il convient de bien se connaître pour savoir ce qui nous permet de rester focus sur notre travail.

Certains adorent travailler en musique, par exemple. J’en fais partie ! Cela me stimule vraiment. J’essaie d’ailleurs de varier les plaisirs en écoutant différents styles de musique à la suite ; cela renforce ma créativité !

Dans tous les cas, ce qu’il est indispensable de faire, c’est des pauses régulières, histoire de laisser reposer son cerveau quelques instants. Pour ma part, j’ai du mal à rester bien concentrée plus de 2 heures d’affilées. Parfois, cela m’arrive de ne pas prendre de pause pendant ce laps de temps, mais je sais que j’en ai besoin.

Je sais que si je ne m’octroie pas de pauses, mon travail va en pâtir. C’est indispensable ! D’ailleurs, au bout d’un moment, j’ai beaucoup de difficultés à être productive. Je cherche mes mots, je n’avance pas comme je le désirerais. Mieux vaut s’arrêter dans ces cas-là.

Il est important de bien se connaître pour savoir où se situent nos limites.

Voilà, vous êtes fin prêt.e pour travailler efficacement, en vous organisant au mieux. En tant que freelance, vous avez d’incroyables avantages, dont il faut tirer profit au maximum. Ce n’est pas parce que vous êtes libre comme l’air que c’est facile pour autant. Au contraire, il faut parvenir à s’organiser, sinon cela peut vite devenir bordélique. Et si vous avez tendance à laisser votre esprit divaguer (vous avez le droit aussi, parfois !) une bonne organisation vous permettra de gagner sur tous les tableaux en sachant exactement ce que vous devez faire.

Quelles sont les tâches urgentes à traiter ? Parfois, ces tâches-là n’ont pas une grande importance pour notre activité, car elles ne génèrent pas de revenus. Pensez-donc à les automatiser ou à déléguer…