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Comment déléguer quand on est freelance ?

Le statut de freelance exige une certaine polyvalence : comptable, responsable de communication, commercial, vous devez être sur tous les fronts ! Du coup, la qualité de votre travail peut en pâtir et c’est compréhensible. Vous ne pouvez pas être impeccable dans toutes ces fonctions, surtout dans celles que vous n’avez pas choisies. Votre activité peut aussi évoluer rapidement et vous voilà dépassé. C’est le moment d’envisager de déléguer quand on est freelance pour y voir plus clair dans votre activité professionnelle.

Apprendre à déléguer quand on est freelance

Il est souvent difficile de déléguer, surtout quand on est freelance. Vous êtes guidé par la peur d’accorder votre confiance à une personne malhonnête ou d’avoir affaire à de l’incompétence qui mettrait en péril votre entreprise. Car votre entreprise, c’est votre bébé. Vous y tenez comme à la prunelle de vos yeux. Voici quelques exemples de freins qui pourraient vous traverser l’esprit : ça ne sera pas mieux fait que par vous-même ou cela prendra trop de temps à expliquer et vous devrez tout corriger.

Pourtant, déléguer présente de nombreux avantages : c’est un gain de temps, vous profitez des connaissances d’un expert de sa thématique et vous vous déchargez psychologiquement. Déléguer quand on est freelance, ça s’apprend. Mais pour y parvenir, vous devez être prêt mentalement.

Reconnaître le bon moment pour déléguer

Votre activité de freelance évolue : vos commandes augmentent tellement que les prochains mois sont complets. Vous n’avez plus le temps de vous occuper de votre propre entreprise (communication, administratif). Même si vous adorez ce que vous faites, vous êtes débordé. La charge mentale s’accumule et vous avez peur que ce soit au détriment des missions pour vos clients. C’est la motivation principale qui peut vous inciter à confier certaines tâches à différents prestataires.

Vous pouvez aussi déléguer afin d’anticiper une importante charge de travail ou pour vous libérer des obligations déplaisantes. Il n’est pas nécessaire d’attendre d’être submergé de travail pour cela. Une autre raison pouvant vous pousser à déléguer est la perspective d’un nouveau projet. Il vous manque quelques compétences et vous avez besoin de vous entourer de collaborateurs pour le réaliser correctement.

Définir les tâches à déléguer

Avant de sous-traiter, vous devez calculer si votre seuil de rentabilité sera respecté. Si vous êtes amené à déléguer un certain nombre de tâches, vous devrez peut-être réfléchir si votre statut est toujours adapté à votre situation. En micro-entreprise, la sous-traitance se règle avec votre trésorerie personnelle. Vous risquez alors de perdre de l’argent en conservant ce statut s’il ne correspond plus à votre activité.

Après vos estimations, vous constatez que votre situation vous autorise à déléguer certaines tâches. Maintenant, il faut analyser votre activité en détail pour définir quelles seront les missions à confier. Le critère principal pour vous orienter est bien sûr le temps et la récurrence. Si un aspect de votre entreprise vous prend beaucoup de temps à cause de votre manque d’expertise (ou de motivation), calculez le nombre d’heures que vous lui consacrez. Payer un prestataire sera peut-être plus avantageux, car il effectuera cette tâche plus rapidement que vous grâce à son expérience. Vous vous y retrouverez alors financièrement.

Établir des process précis

En étant seul à diriger votre entreprise, vous n’êtes pas bloqué dans votre travail par des problèmes de communication. Vous n’avez donc pas l’habitude d’expliquer ce que vous attendez à un collaborateur. Lorsque vous aurez une idée des tâches à déléguer, pensez à être précis. Il est facile de tomber dans le piège du manque de clarté dans vos consignes. N’oubliez pas que ce qui est évident pour vous ne l’est peut-être pas pour tout le monde !

Créez des briefs complets et instaurez quelques process ou templates (vous pouvez vous filmer par exemple pendant certaines tâches) pour que vos futurs partenaires comprennent rapidement comment vous fonctionnez. Il sera plus facile pour eux de s’adapter à vos méthodes de travail s’ils ont toutes les consignes nécessaires en main. Pensez à la logistique, à la pratique : la fréquence des échanges, les deadlines, le cadre de la prestation. Il faut aussi vous rendre un minimum disponible pour faire des points réguliers sur les missions en cours et répondre aux éventuelles questions de vos collaborateurs. N’hésitez pas à partager avec la personne vos objectifs et projets pour l’impliquer le plus possible et bien l’orienter. Ces étapes peuvent vous décourager au départ, car c’est encore du travail supplémentaire. Pourtant, c’est pour mieux en gagner par la suite !

Déléguer la partie administrative de votre entreprise

Il y a certainement des fonctions avec lesquelles vous êtes moins à l’aise que d’autres. Du coup, elles vous prennent beaucoup plus de temps, car vous devez mener des recherches, apprendre puis passer à l’action. De plus, la motivation n’y est pas et le risque d’erreur est élevé. Déléguer est alors la solution. Collaborer avec un expert limitera les désagréments et vous déchargera mentalement. Vous profiterez d’un travail impeccable puisque c’est son métier contrairement à vous qui faites au mieux.

Faire appel à un comptable

L’administratif est souvent la bête noire des entrepreneurs : se renseigner régulièrement sur la législation encadrant votre statut, le temps passé à remplir des dossiers, faire des déclarations, mettre en ordre vos papiers. Il est donc facile d’oublier quelques formalités ou d’être en retard dans vos démarches administratives. Vous vous exposez alors à des sanctions si vous ne respectez pas vos obligations administratives et comptables (dates fiscales, bilans, etc). Déclaration de chiffre d’affaires, paiement des impôts et des cotisations sociales, facturation, il y a de quoi se perdre.

Ces actions sont loin d’être captivantes et vous prennent du temps alors qu’elles ne rapportent rien à votre entreprise. Elles sont pourtant incontournables. C’est pourquoi faire appel aux services d’un comptable peut être une bonne idée pour vous libérer de cette charge et gagner du temps. De plus, vous profiterez de son expérience et de son savoir-faire pour éviter les erreurs. S’agissant du statut de micro-entrepreneur, il est vrai que la comptabilité est simplifiée. Mais elle demande un minimum de rigueur et d’organisation. Travailler avec un comptable peut donc faciliter votre activité professionnelle en fonction de votre statut.

Sans parler d’un comptable, il existe des logiciels pour automatiser cette partie de votre activité de freelance. Des outils tels que des logiciels de facturation comme Henrri ou Freebe vous faciliteront cette tâche administrative. Vous y verrez plus clair dans la gestion de vos factures et relances.

Interroger des juristes

Contrats particuliers, conditions générales de vente, règlements, gestion de conflits, la partie juridique a aussi une place importante au sein de votre entreprise. Tout ce qui relève du droit peut vite devenir une source de problèmes si vous n’êtes pas conforme à la législation en vigueur. Il est vrai que tant qu’il n’y a pas de souci, on ne se préoccupe pas nécessairement de cet aspect. Mais lorsqu’un désagrément survient, il est préférable d’être en règle pour continuer à travailler sereinement.

Consulter des juristes pour valider la création de votre entreprise ou les documents importants tels que vos conditions générales de vente et vos contrats vous préserve d’éventuelles complications. Un terme mal défini, un oubli d’article de loi et vous n’êtes pas convenablement protégé. Les avocats peuvent aussi vous conseiller sur la bonne marche à suivre pour la protection de votre entreprise et vous informer des obligations légales auxquelles vous êtes tenu. Ils chercheront des solutions pour vous aider grâce à leurs connaissances juridiques.

Confier la stratégie de communication de votre entreprise à d’autres freelances

La communication est une partie très importante de votre activité de freelance. Elle vous aide à développer la notoriété de votre entreprise et à attirer des clients. Alors, ne la négligez pas ! Dans l’ère du digital, vous devez soigner votre présence en ligne : réseaux sociaux, site internet, blogs, les canaux de communication ne manquent pas !

Travailler avec des experts de la communication

Vous êtes conscient de la portée de la communication pour votre entreprise. Si on ne vous connaît pas, on ne peut pas faire appel à vos services ! C’est aussi un moyen de se démarquer de la concurrence. Pour améliorer votre visibilité en ligne, vous pouvez engager un rédacteur web, un community manager ou un consultant seo. Ce dernier vous orientera vers une stratégie complète pour optimiser votre référencement naturel. Un rédacteur web écrira les contenus de votre site internet, mais également d’autres contenus comme vos newsletters. Le community manager s’occupera de l’animation sur vos réseaux sociaux et de la gestion des communautés. Les acteurs de la communication se chargeront :

  • de produire du contenu de qualité de façon régulière,
  • de construire une stratégie de communication efficace,
  • de véhiculer vos messages,
  • d’affirmer votre positionnement.

Ils participent activement à parfaire votre notoriété et à préserver votre e-réputation. Ils consolident le lien créé avec votre communauté et entretiennent cette proximité.

Travailler avec d’autres freelances sera bénéfique pour vous : vous vous comprenez puisque vous vivez la même situation. Ils connaissent vos difficultés, car ils les partagent aussi. Ils auront donc à cœur de faire du bon travail. Leur but est de construire une relation à long terme avec vous. Ils sont flexibles et se rendent souvent plus facilement disponibles. Ils s’impliquent pleinement dans le but d’obtenir de nouvelles missions.

Engager un webmaster pour assurer la maintenance de votre site internet

Ce sont des personnes souvent sollicitées et on comprend pourquoi ! La création et la maintenance d’un site internet peuvent en faire fuir plus d’un, surtout si vous n’êtes pas patient ou que la technique n’est vraiment pas votre truc.

Même si vous vous êtes formé à la réalisation d’un site internet pour apprendre les bases, vous n’êtes pas à l’abri d’un problème technique ou d’une erreur de votre part. Un webmaster peut être très utile si vous êtes confronté à une difficulté qui dépasse vos compétences. De plus, il sera rapide grâce à son expérience tandis que vous risquez de passer beaucoup de temps à chercher une solution puis à la tester. C’est donc un réel gain de temps pour votre business.

Il est aussi force de proposition. Il vous accompagnera pour vous former aux bonnes pratiques et pour résoudre d’éventuelles anomalies. Il peut vous prévenir en matière de sûreté afin d’anticiper des problèmes entraînant la paralysie temporaire de votre site internet et donc un manque à gagner. C’est un moyen de sécuriser votre site internet.

Déléguer les tâches personnelles quand on est freelance

On n’y pense pas toujours, mais déléguer quand on est freelance ne se limite pas aux missions professionnelles. Beaucoup de tâches quotidiennes de notre vie personnelle réclament du temps, un temps précieux surtout pour un entrepreneur !

Alléger les tâches ménagères

Faire le ménage, ce n’est pas forcément une mission qui vous enchante. Si pour certains c’est un plaisir ou un moyen de s’occuper l’esprit, pour d’autres, c’est la corvée. Malheureusement, il est nécessaire. Solliciter quelqu’un pour le faire à votre place ne serait-il pas une meilleure idée ? Pour vous convaincre, faites une comparaison. Comptez le nombre d’heures passées à nettoyer votre maison et calculez combien ce temps vous aurait rapporté en prestation. Vous pourriez être surpris. Vous aurez déjà une idée pour savoir si déléguer cette partie est profitable pour votre entreprise.

Faire garder ses enfants

Salarié comme entrepreneur, il est souvent compliqué de travailler avec ses enfants. Dans ce cas, il est préférable de choisir un moyen de garde si vous voulez travailler dans de bonnes conditions. Libre à vous par la suite de gérer votre emploi du temps de façon à profiter de vos enfants quand c’est possible. Au moins, vous aurez cette sécurité si vous êtes submergé de missions. Pour certains endroits, il vaut mieux y réfléchir en avance, car les garderies ou assistantes maternelles sont vite prises d’assaut.

Se décharger de la préparation des repas

La préparation des repas est une activité chronophage, mais essentielle. Si vous n’aimez pas cuisiner ou tout simplement faire à manger, il y a fort à parier que vous êtes dans la catégorie des personnes toujours à la recherche d’idées de plats à cuisiner. Cela prend du temps et demande un minimum d’organisation : établir vos menus, aller faire les courses, trouver le temps de cuisiner, etc. Si vous ne voulez pas vous ruiner en Uber Eats, vous pouvez faire appel à des sociétés extérieures de livraison à domicile. Faites livrer vos courses chez vous ou si vous pouvez vous le permettre, vos repas. Plus besoin d’y penser ou de trouver une organisation, vous déléguez complètement cette partie de votre quotidien.

Il est donc possible de déléguer quand on est freelance sans être pénalisé. Le tout est de choisir quoi précisément et comment pour que ce soit optimal pour votre entreprise. Missions professionnelles ou personnelles, de façon permanente ou ponctuelle, les possibilités sont nombreuses ! À vous de calculer ce qui est le plus avantageux pour votre entreprise.

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