En tant qu’entrepreneur, l’organisation est un facteur clé de la réussite. Elle permet de gagner du temps, de ne pas être surmené et de contrôler son business. Difficile de choisir parmi les nombreux outils d’organisation sur le marché et surtout, d’en trouver un qui vous convienne !

Simplicité d’utilisation, personnalisation agréable, une multitude d’options, chacun de nous possède des exigences bien précises pour apprécier son outil d’organisation. Et si je vous disais qu’il existe un outil sur lequel vous pouvez tout centraliser, flexible et personnalisable à souhait ? C’est le moment de découvrir Notion.

Notion, un outil d’organisation pour créer un espace de travail sur-mesure

Le problème rencontré par la plupart des entrepreneurs, c’est le manque de flexibilité des outils d’organisation. La plupart possèdent déjà une structure préétablie, difficilement modifiable et ne convenant pas toujours à votre usage. Ce problème n’existe pas sur Notion. Vous façonnez et élaborez entièrement votre espace de travail. Il s’adapte à vous et pas l’inverse. Nombre de pages, arborescence, vous décidez de la structure et de l’agencement de votre bureau virtuel.

Les pages et bases de données de Notion

Notion fonctionne à partir de bases de données et de pages. Vous enregistrez vos informations dans les bases de données puis vous les organisez dans votre espace de travail avec des pages. Pour simplifier, ces bases de données sont comparables à des classeurs organisés à l’aide d’intercalaires. Au départ, votre espace est vide. C’est à vous de tout construire. Des templates sont disponibles pour vous aider (modifiables bien évidemment par la suite) ou bien vous créez les vôtres pour structurer des pages telles que votre tableau de bord, votre to-do list, vos objectifs, vos créations de contenu, votre suivi de finances.

Les filtres et les vues sur Notion

Lorsque vous intégrez vos informations dans vos bases de données, vous avez le choix parmi de nombreuses propriétés pour les organiser de façon optimale (elles aussi personnalisables) : texte, chiffres, date, fichier, personne, url, etc.

Exemple : lorsque vous enregistrez une mission dans votre base de données “missions”, vous pouvez indiquer :

• le niveau de priorité, le statut (select)
• le type de mission (multi-select)
• la deadline (date)
• votre client (person)
• le site du client (url)
• votre document word (files & media)
• cocher vos objectifs de mission au fur et à mesure (checkbox).

Autrement dit, chaque idée ou information est soigneusement détaillée en fonction de vos propres critères. Mais ce n’est pas tout ! Une fois vos informations enregistrées et classées, il est possible de les filtrer en sélectionnant plusieurs vues sur votre base de données :

• Le format liste ;
• Le format board (format trello) ;
• Le format calendrier ;
• Le format galerie ;
• Le format tableur ;
• Le format timeline (chronologique).

Ces vues vous permettent de configurer une même base de données selon différents formats et filtres. Ainsi la vue sélectionnée affichera uniquement les informations que vous souhaitez voir apparaître grâce à votre paramétrage de filtres. Cette option est très appréciable pour avoir une vision plus claire en fonction de vos critères.

Exemple : dans votre base de données client, vous pouvez choisir le format board et filtrer par catégorie pour avoir une vision globale de votre activité. Le format liste en sélectionnant le critère régularité de missions par exemple est idéal pour trier vos clients en fonction de la fréquence des missions.

Les liens entre les bases de données de Notion

Voici un autre gros point fort de Notion : les liens entre les bases de données. Elles communiquent entre elles et vous font gagner un temps précieux. Plus besoin de cliquer partout ou de copier/coller vos informations. Une fois rattachées entre elles, vos bases de données travaillent pour vous. Grâce à cette option, il est possible d’entrer des formules afin de suivre vos progressions.

Exemple : lorsque vous créez une mission, votre client sera rattaché directement à cet onglet mission en cliquant simplement sur votre propriété “client” (rattaché à votre base de données correspondante).

Avec toutes ces options, vous avez la liberté d’organiser votre espace de travail comme vous le désirez.

Notion, un outil d’organisation qui centralise tout au même endroit

Dans l’organisation d’une entreprise, vous êtes souvent confronté au même problème : la centralisation de vos informations. Entre facturation, fichier clients, comptabilité, objectifs, to-do list, missions, projets, il y a de quoi s’éparpiller. Vos informations ont tendance à se trouver sur différents supports tels que Pocket, Trello, logiciels de facturation ou fichiers clients et vous ne savez plus où donner de la tête. Vous perdez donc du temps à chercher (où est le lien de cet article que je voulais lire pour plus tard ? Où est la facture de M. X ?)

La bonne nouvelle, c’est que tout peut être centralisé sur Notion. Bien configuré, c’est le centre de nombreuses ressources. Vous enregistrez vos liens d’articles à lire pour plus tard, listez les idées qui vous passent par la tête, notez vos comptes-rendus de formation, créez des listes, vos plannings, etc. Voici quelques exemples de pages incontournables pour les entrepreneurs :

Votre tableau de bord

Créer son tableau de bord sur Notion est un véritable plaisir. Cette page d’accueil vous apporte une vision globale de votre entreprise. En un coup d’œil, vous survolez vos indicateurs : to-do list, objectifs, évènements, trackers d’habitudes, etc. De plus, elle est personnalisable au niveau esthétique.

Votre fichier client

La création de votre fichier client est très appréciable sur Notion car il est personnalisable comme vous le souhaitez (photo, critères, liens vers les sites internet). En rattachant les autres bases de données à ce fichier comme les missions, les factures, les projets, vous évitez de vous éparpiller sur divers logiciels.

Votre to-do list

Quelle soit professionnelle ou personnelle, vous avez forcément besoin d’une to-do list ! En la gérant sur Notion, vous ajouterez des indicateurs judicieux pour mieux vous y retrouver et les terminer rapidement !

Votre planning éditorial

Sur Notion, vous rédigez et planifiez au même endroit. Grâce à vos filtres, vous triez vos contenus en fonction de vos réseaux sociaux ou des dates, pour avoir un meilleur aperçu (la vision planning est idéale pour voir s’il manque des contenus).

Votre comptabilité

Notion ne remplace pas Excel ou un logiciel de facturation. Mais il se défend pour suivre votre activité financière : montants à venir et encaissés, clients à facturer, etc.

Notion possède un outil de prise de notes complet. Plus besoin d’aller sur Word ou Google docs, vous écrivez directement sur votre espace de travail que ce soit vos articles de blog ou vos posts pour vos réseaux sociaux. C’est un gain de temps très appréciable.

Une nouvelle fonctionnalité de Notion (l’API) permet désormais de connecter certaines applications directement sur votre espace comme Gmail, Google Agenda, Typeform. Vous récolterez ainsi les données et informations plus facilement, car ces outils vont communiquer entre eux.

Tout centraliser sur un même outil permet de gagner un temps fou. Plus besoin de faire des efforts de mémoire considérables pour se rappeler où sont rangés vos dossiers. Avec les liens entre les bases de données ou les applications intégrées, votre espace de travail Notion vous offre une visualisation rapide et globale de l’ensemble de votre business.

Les autres options appréciables de Notion pour faciliter votre quotidien

Les gros points forts de Notion sont bien évidemment la centralisation des données et une personnalisation sur-mesure. Mais cet outil d’organisation possède encore d’autres options intéressantes :

Le partage d’espace avec ses collaborateurs ou ses clients

Notion est aussi un outil de partage. Cette option sera payante, mais elle est très utile pour la construction de projets communs. L’associé peut avoir le statut de membre juste pour consulter ou d’admin pour modifier l’espace de travail concerné.

Vous observerez l’évolution de votre projet ou d’une formation par exemple. Vous pourrez ensemble poser des idées, les lier entre elles, conserver celles qui sont intéressantes ou celles à garder pour plus tard, indexer les différentes ressources, planifier. L’avantage, c’est qu’il est possible de commenter, de taguer une personne ou de créer un espace inbox pour échanger.

C’est aussi un moyen de partager l’avancée d’un travail pour un client. Il pourra venir consulter à sa guise l’évolution du projet, commenter ou apporter des suggestions. Cela évite de se perdre sur les nombreux canaux de communication.

Une personnalisation qui est aussi esthétique

C’est un peu comme un carnet : on a plus envie de le consulter lorsqu’il y a de la couleur, des images, des citations. C’est le même principe avec vos espaces de travail. En plus d’être personnalisable pour s’adapter à votre façon de travailler, vous pouvez décorer à souhait sur Notion avec des émojis, des images, une police colorée ou surlignée, pour le rendre vraiment attractif ou le laisser sobre si c’est ce qui vous correspond. Il y a donc la possibilité de créer des codes couleurs, des propos illustrés par des photos et des visualisations rapides.

Notion peut aussi être utilisé pour la vie personnelle

Effectivement, Notion n’est pas uniquement dédié au milieu professionnel et peut vous accompagner dans votre vie personnelle. Pour créer vos to-do list de la maison, élaborer vos projets personnels, planifier des voyages, vos listes de films à voir et livres à lire et bien d’autres encore !

Notion c’est donc un formidable outil d’organisation et le support de nombreux projets pour :

• tout centraliser sur une seule plateforme ;
• personnaliser à 100 % son espace de travail ;
• partager des projets avec des collaborateurs ou des clients ;
• avoir une vision globale de son entreprise.