Article invité rédigé par Béatrix Benoist d’Anthenay

Si on arrêtait de courir après le temps pour envisager les choses autrement ?

On s’apprête à voler quelques minutes de votre précieux temps, le temps de lire cet article, pour aborder un principe simple qui pourrait bien vous permettre de travailler autrement.

Découvrez le principe de Pareto, aussi connu sous le nom de « règle des 80/20 » et apprenez à concentrer vos efforts pour gagner du temps, pour booster votre productivité, pour économiser de l’argent, et surtout, de l’énergie !

Le Principe de Pareto ou la règle des 80/20

La loi de Pareto est toute simple, pas besoin d’être un génie pour la comprendre ! Ce principe explique que dans toutes les situations, un petit nombre de causes produit une majorité des cas.

Autrement dit : seul un nombre minimum d’activités génère une large partie du résultat obtenu. Si on fait parler les chiffres, la loi de Pareto stipule qu’avec seulement 20 % des efforts, 80 % du résultat peut être atteint ! Quid des 20 % restants ? 80 % de l’effort est nécessaire, d’où la loi des 80/20.

Pareto, un économiste italien

Vilfredo Pareto était un sociologue et économiste italien (1848-1923), il a également travaillé comme ingénieur et a contribué à la réalisation de nombreuses études. Dans les années 1900, Vilfredo observe une répartition inégale des richesses. Il constate, en analysant les données fiscales italiennes, que 20 % des personnes détiennent 80 % des richesses. Pareto réalise également que les banques italiennes doivent se concentrer sur 20 % de leurs clients les plus fortunés pour générer plus de profits et que 20 % du temps de travail des banquiers est consacré à la gestion des 80 % restants de la clientèle.

Pareto fera les mêmes observations dans la plupart des pays européens comme la France, l’Angleterre ou la Suisse ou encore la Russie ou la Prusse. Les chiffres ont légèrement changé aujourd’hui (1 % de la population détient 50 % des richesses mondiales) mais le principe fonctionne toujours.

Ce principe sera également validé, quelques années plus tard (dans les années 1950-1960) par Joseph Juran, un ingénieur exilé aux États-Unis. Ce dernier applique la loi de Pareto à d’autres champs et voit dans cette règle un outil d’analyse universel permettant de séparer n’importe quoi en deux groupes distincts : ce qui est essentiel et ce qui est accessoire. C’est ainsi que 80 % du chiffre d’affaires d’une entreprise peut être réalisé grâce à 20 % de clients !

 Un outil pour le manager

Le principe défini par la loi de Pareto met en avant de nombreuses inégalités et un sérieux manque d’équilibre entre le rendement produit et l’utilisation des ressources. Autant utiliser ce déséquilibre à bon escient et le mettre à notre avantage !

La règle des 80/20 s’applique à de nombreuses situations de management, de gestion, de marketing, … Chefs d’entreprise, freelances, cadres ou salariés peuvent améliorer leur efficacité en suivant ce principe simple. Le manque de temps et l’argent sont les deux problématiques majeures d’un grand nombre d’entrepreneurs.

Si on retient le ratio de 80/20, ce dernier n’est cependant pas une loi figée dans le marbre. On retient plutôt que chaque unité d’action offre des retombées différentes. Ainsi tous vos clients ne contribuent pas de la même manière à votre business, idem pour vos salariés, produits, … 20 % des produits peuvent représenter 80 % de vos ventes, 80 % des plaintes peuvent émaner de 20 % de clients, 20 % des mots-clés de votre site internet apportent 80 % du trafic, 80 % des ventes sont réalisées par 20 % de vos commerciaux, 80 % de vos appels sont dédiés à 20 % de vos contacts téléphoniques,… on parie que vous avez saisi l’idée ?

Maintenant que vous avez compris le principe, l’intérêt est de l’appliquer à son propre business ou à des méthodes de travail. Réussir au mieux avec le moins d’efforts possible, voilà qui devient intéressant ! Bien souvent, nous investissons beaucoup de temps dans des tâches qui sont loin d’être prioritaires. Le principe de Pareto a le mérite de mieux orienter la charge de travail lorsque les délais à respecter sont très serrés. En comprenant la charge de travail que représente la majeure partie de vos revenus, vous devriez plus facilement parvenir à vous recentrer sur les tâches les plus lucratives ou les plus importantes.

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L’application de la loi des 80/20 dans le business

Prioriser et Apprendre à déléguer certaines tâches

Pour gagner en efficacité et en productivité, nous devons apprendre à prioriser en évitant de vouloir tout faire, souvent de manière imparfaite. Plaire à tout le monde, vendre à tous les clients,… ces stratégies ne sont peut-être pas les meilleures. On ne vous demande pas d’éliminer 80 % de vos actions les moins productives, on vous invite simplement à mieux répartir le temps consacré à ces actions, à ces clients ou à ces produits. Chouchoutez vos meilleurs clients, mettez en valeur vos produits phares, optimisez les 20 % des pages de votre site qui génèrent le plus gros trafic, …

Bien sûr, les détails ont leur importance et un travail n’est qualitatif que s’il n’est réalisé à 100 % et non à 80 %. On vous embrouille l’esprit ? Ce n’est pas le but. Retenez que dans les périodes de rush, lorsque vous devez prioriser vos actions, vous devez concentrer vos efforts sur ce qui importe vraiment, quitte à déléguer les 20 % de tâches restantes que vous n’aurez pas le temps de traiter convenablement.

Prioriser vous sera utile pour gagner du temps, déléguez ou trouvez des solutions automatisées pour les tâches qui vous ennuient le plus. Pour bien appliquer la loi de Pareto dans votre organisation quotidienne du travail, une question simple peut vous aider : Si vous ne deviez travailler que 3 h par jour, quelles tâches essentielles choisiriez-vous d’accomplir ?

Réorganiser ses méthodes de travail

N’ayez pas peur de quantifier ! Mesurer la répartition de son temps de travail permet de mieux évaluer les tâches chronophages pour en dégager des enseignements sur votre productivité. L’envoi de mails, la gestion des tâches administratives, la compatibilité, les coups de téléphone, … nous volent rapidement quelques heures de notre précieux temps de travail. Si vous observez que ces activités ne génèrent pas de résultat concret, vous serez en mesure d’effectuer des changements. Apprenez à trier et à différencier les tâches essentielles et prioritaires de celles non urgentes et allouez-leur un budget temps. Il n’est pas possible de faire abstraction de la gestion de ses mails professionnels mais ce type de tâches improductives peut souvent être optimisé.

Identifiez les 20 % de vos clients qui réalisent les 80 % de votre chiffre d’affaires, comprenez les raisons du faible impact des 20 % de clients sur votre résultat ! Vous devriez ensuite être plus à même d’augmenter la rentabilité des 80 % de vos clients en élaborant une stratégie. Mettez en œuvre un plan d’action pour réguler votre activité, mesurez le temps passé pour chaque action mise en place et évaluez les retombées ! Au besoin, faites des ajustements et réorganisez ! N’ayez pas peur d’apprendre à dire non !

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Les limites et les risques du principe de Pareto

Le principe de Pareto s’avère très utile dans certaines prises de décision. Il est cependant nécessaire d’avoir un certain nombre de données entre vos mains pour l’appliquer. Bien souvent, on utilise la loi de Pareto à des fins pédagogiques plutôt que dans un but scientifique. Modéliser et comprendre les rapports entre ce qui est prioritaire et ce qui est secondaire permet de mieux fixer ses objectifs.

Quand on connaît cette règle des 80/20, on peut vouloir l’appliquer partout même (et surtout) lorsque cela n’est pas nécessaire ! Dans certaines situations, le modèle ne s’applique pas. Si votre produit phare se vend bien, vous pourriez en déduire que 20 % de ses ingrédients sont responsables de 80 % de son efficacité, si vous supprimiez un des ingrédients, vous vous rendriez vite compte que tous les actifs sont nécessaires et que tenter de déterminer quels ingrédients sont les plus importants n’a pas vraiment d’utilité !

Parfois 20% d’efforts n’engendrent pas 80 % de résultats. Ces deux pourcentages sont indépendants et il arrive que 20 % de vos ventes génèrent 50 % de votre chiffre d’affaires. 20 + 100 n’est pas toujours égal à 100 % ! Même si la règle est approximative, le principe nous rappelle qu’optimiser les choses a toujours du bon !

Tout n’est bien sûr pas uniquement question de chiffre dans la vie comme dans le business, vous pouvez chouchouter vos clients les moins rentables, suivre vos intuitions, écouter votre cœur et vos envies, on ne fait qu’agiter votre esprit pour mieux vous faire cogiter !

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Notre article n’est pas une invitation à la flemme, on ne vous garantit pas que travailler 20 % de votre temps remplira 80 % de votre compte en banque, on vous invite simplement à prendre le temps de prioriser pour faire les meilleurs choix dans les délais impartis.

À bon entendeur, salut !