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5 astuces pour être plus productif lorsque l’on télétravaille

Article rédigé par ma collaboratrice en rédaction web, Mathilde F, Rédac’Pulse.

C’est un fait. Les télétravailleurs sont plus productifs que les salariés travaillant depuis un bureau. Que vous soyez freelance, entrepreneur ou employé, il peut vous arriver d’avoir à faire du télétravail. Les raisons sont multiples : les enfants sont malades, le bureau est fermé, les transports sont bouchés, etc.

Travailler à domicile en fait rêver plus d’un : rester chez soi, ne pas avoir à prendre les transports, avoir plus d’indépendance et être plus flexible sur l’organisation de sa journée. C’est vrai qu’il y a des avantages, nous n’allons pas le nier ! Cependant, cela peut aussi être à double tranchant. Plus de liberté nécessite aussi plus de discipline et d’organisation.

Alors, comment optimiser son temps de travail chez soi ? Comment rester productif et ne pas se laisser distraire par son environnement ? Découvrez 5 astuces, testées et approuvées, pour rester au top de l’efficacité en travaillant depuis son domicile.

Ne négligez pas votre routine matinale et votre espace

Mettre votre cerveau en mode travail

Travailler à domicile ne signifie pas rester en pyjama ! En effet, le mythe du freelance travaillant en jogging de chez lui, à peine sorti du lit, en est bien un, de mythe.

Pour envoyer à votre cerveau le signal lui indiquant qu’il doit se concentrer et se mettre en mode travail, le respect d’une routine est primordial. Tous les matins, douchez-vous, habillez-vous, maquillez-vous comme si vous alliez au bureau. Si d’habitude, vous prenez un petit-déjeuner ou faites du sport, continuez. Ce sont ces petits automatismes que votre cerveau intègrera.

Voulez-vous également connaître une astuce assez insolite ? Le matin, préparez-vous comme si de rien n’était. Mettez vos chaussures et sortez de chez vous. Faites quelques pas dans la rue, puis faites demi-tour et retournez à votre domicile. Dites-vous explicitement que vous allez sur votre lieu de travail, puis installez-vous à votre bureau pour commencer à travailler.

Le fait de sortir de votre domicile aide votre cerveau à faire la transition entre la phase “Je viens de me réveiller, je suis fatigué” et la phase “Je suis prêt à travailler, je suis en pleine forme”. Vous créez une frontière entre votre vie privée et votre vie professionnelle. En effet, si vous n’appliquez pas de rupture explicite, vous allez avoir du mal à rester motivé.

Créer un espace de travail qui vous est propre

L’espace de travail est très important. Vous devez avoir à disposition tout ce dont vous avez besoin : ordinateur, bloc-notes, tablette graphique, dossiers, etc. Réunissez dans un unique espace tout ce qui est associé au travail dans votre esprit. Si possible, ne travaillez pas depuis votre lit ou votre canapé, mais plutôt depuis une table ou un bureau dédié.

Également, accordez une importance particulière à l’éclairage. Si votre domicile n’est pas naturellement lumineux, installez des lampes autour de votre espace de travail. En effet, un manque de lumière peut générer un manque de motivation, et vous allez subir une fatigue visuelle plus importante.

Définissez vos tâches le matin et organisez votre journée de télétravail

Prioriser ses actions

Définir vos tâches à l’avance permet ensuite de les prioriser. Pour cela, il existe une méthode de classification très connue, qui sépare les tâches en 4 degrés de priorité :

  • urgent et important : faites-le dans les 24h ;
  • urgent et non important : faites-le dans les 48h ;
  • non urgent et important : déléguez la tâche ;
  • non urgent et non important : éliminez la tâche.

Ainsi, vous allez pouvoir épurer votre To-Do list, et gagner du temps ! Vous pouvez également définir des moyens de communication par degrés de priorité. Par exemple, l’appel téléphonique pour les tâches de degré 1, et un chat asynchrone (comme Slack) pour les tâches de degrés 2 ou 3.

Identifier ses sources de motivation

Qu’est-ce qui vous motive au travail ? Pour quoi aimez-vous vous dépasser ? Il y a forcément des choses qui vous donnent de l’énergie, et des choses qui vous en prennent. Identifiez les deux. Ainsi, vous pourrez maximiser les effets des premières et atténuer la nocivité des secondes.

Lorsque vous travaillez à domicile, vous n’avez pas votre équipe ou votre supérieur pour vous pousser et vous motiver. En télétravail, le processus doit venir de vous-même. N’attendez donc pas après vos collègues et provoquez donc les situations où vous vous sentez bien !

Planifier des horaires de travail et des pauses

Pour travailler à domicile de manière efficace, il faut être discipliné. Hors de question de repousser les tâches simplement parce que l’on n’a pas envie de les faire, ou de stopper le télétravail pour un oui ou pour un non.

Il est important de s’imposer des horaires fixes : par exemple, vous décidez de travailler de 8h à 11h puis de 14h à 18h. Avec, par exemple, des micro-siestes ou des pauses de 10 à 15 minutes toutes les 1h30 de travail. Ou bien, de travailler justement par tranches de 1h30, jusqu’à atteindre les 8h de travail quotidien. Peu importe les horaires que vous choisissez, il faut vous y tenir.

Bien sûr, l’avantage du télétravail est de bénéficier d’horaires flexibles. Ne soyez donc pas trop rigide, mais ne vous en servez pas non plus comme excuse pour repousser vos missions !

Évaluez votre télétravail et votre efficacité

Déterminer ses pics de productivité

Grâce à des outils tracker de temps, vous pouvez voir combien de temps vous avez passé sur une tâche ou un projet. Ainsi, vous pourrez déterminer vos pics de productivité, et donc mettre les tâches les plus demandantes (en concentration ou créativité) pendant ce créneau horaire.

Parmi les applications les plus célèbres, la plupart offrent un plug-in pour votre navigateur pour plus de praticité. Vous avez l’embarras du choix : Clockify, Toggl, TimelyApp, RescueTime, etc. Chronométrer votre temps est une variable obligatoire à mesurer pour connaître votre niveau de productivité, et les outils qui pourraient vous être utiles en télétravail.

Astuce : pour plus de productivité, découvrez la méthode Pomodoro !

S’imposer des objectifs et faire un point à la fin de chaque journée

De même qu’il est important de créer des rituels qui marquent le début de votre journée de travail, il faut mettre en place des habitudes qui en marquent la fin. Puisque vous vous êtes imposé des objectifs et des tâches, les avez-vous accomplis ? Listez ensuite vos tâches à faire pour le lendemain et vos objectifs.

Puis, si possible, allez faire une balade en extérieur. Ou faites des étirements, et pourquoi pas quelques exercices de méditation ! Le but est de vous vider l’esprit et de marquer une rupture avec votre journée. De nouveau, cela enverra des signaux à votre cerveau, lui indiquant qu’il peut se relaxer à présent. Vous allez alors pouvoir réellement déconnecter du travail, et ce même si vous restez à la maison.

Les objectifs, définis à l’avance, servent à mesurer votre efficacité et à vous organiser. Il ne faut pas les voir comme une contrainte, mais comme un moteur. Imaginez la fierté ressentie lorsque vous les atteignez !

Éliminez toutes les distractions pour être plus productif

Établir des règles claires avec sa famille

Le télétravail possède un inconvénient, souvent majeur : tous les membres de votre foyer n’ont pas les mêmes horaires. Tout le monde ne se lève pas à la même heure, et le bruit ambiant peut vite vous déconcentrer.

Lorsque vous télétravaillez, il faut donc explicitement en discuter avec votre famille, et surtout les plus jeunes. C’est très important, quand on sait de 57 % des télétravailleurs vivent avec des enfants.

Expliquez-leur vos horaires de travail, délimitez votre espace et définissez des codes pour les moments où vous êtes en réunion ou en call téléphonique. Le télétravail ne fonctionne que si chacun y met du sien et fait preuve de compréhension !

Supprimer la tentation de procrastiner

Passez-vous du temps sur les réseaux sociaux ? En télétravail, il peut être difficile de ne pas céder à la tentation de regarder son téléphone. Heureusement, il existe plusieurs outils pour bloquer les pages internet ou les applications mobiles qui empiètent sur votre temps. Parmi les meilleurs outils anti-distractions, on retrouve : Freedom, Ommwriter, Stay Focusd, LeechBlock, Antosocial et Nanny. Vous n’avez plus qu’à choisir celui qui vous correspond le plus !

Évitez également de regarder vos mails trop souvent. Si possible, définissez à l’avance des créneaux où vous les consultez. Par exemple, à 12h et à 16h. Souvent, les regarder deux fois par jour suffit largement. En effet, vérifier ses mails trop souvent s’avère extrêmement chronophage, et les traiter un par un est totalement contre-productif !

A lire : 3 astuces qui marchent pour éviter de procrastiner

Communiquez avec vos collègues ou vos pairs

Éviter de souffrir de l’isolement

Interrogez un télétravailleur sur les avantages et les inconvénients de son mode de vie. La plupart vous diront que le plus gros point noir est l’isolement. Eh oui ! Pas de discussions à la pause déjeuner ou autour d’un café avec des collègues.

Être indépendant, c’est aussi accepter d’être un peu seul. Si vous avez à télétravailler pour une longue période, communiquez encore plus que d’habitude avec vos collègues, sans non plus abuser de leur temps. Privilégiez quelquefois les coups de téléphone et les appels Skype, un peu plus chronophage certes, mais aussi plus riches en chaleur humaine.

Rester joignable

Pour le bon fonctionnement du travail à distance et un suivi précis de vos progrès, partagez votre emploi du temps avec vos collègues et donnez-leur des feedbacks de vos avancées.

Afin de bien travailler ensemble, chacun doit savoir où en sont les autres, pour s’aligner sur eux. Il faut trouver un équilibre entre une communication riche et productive, et un surplus de messages noyant les informations essentielles.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser des outils et des plateformes de gestion des tâches, qui existent en version gratuite ou payante. Parmi les plus connues, on trouve Asana, Trello et Slack.

Le télétravail, tout un art

Travailler depuis chez soi, ce n’est pas être en vacances. C’est accepter une part plus importante de liberté, mais aussi plus de responsabilités.

Heureusement, il existe des astuces pour être plus productif chez soi ! Vous les avez retenues ? Allez, on vous les résume ici :

  • Instaurez une routine matinale : pour mettre son cerveau en mode travail et créer un espace dédié à votre activité professionnelle.
  • Définissez vos tâches à l’avance : pour prioriser ses actions, identifier ses sources de motivation et planifier des horaires de travail fixes.
  • Évaluez votre travail à la fin de la journée : pour déterminer ses pics de productivité, s’imposer des objectifs et faire le point.
  • Éliminez les distractions : pour établir des règles claires avec son entourage et supprimer les tentations de ne pas travailler.
  • Communiquez avec des collègues ou des pairs : pour éviter de souffrir de l’isolement et rester joignable même si vous n’êtes pas sur place.
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