Votre To-do list se remplit plus vite qu’elle ne désemplit ? Vous cherchez à mieux vous organiser pour dégager du temps libre ? Alors la méthode du batching devrait vous plaire.

Cette technique d’organisation change la façon dont vous abordez vos tâches quotidiennes. Il vous suffit de regrouper vos tâches similaires pour que cette approche vous offre une concentration accrue, réduit le multitâche épuisant et améliore la qualité de votre travail.

Êtes-vous prêt à maîtriser l’art du task batching pour booster votre productivité ?

Qu’est-ce que le batching ?

Il s’agit d’une méthode d’organisation qui augmente votre productivité. Plus exactement, cette méthode consiste à regrouper vos tâches identiques pour les traiter en bloc.

Ce que cette technique vous propose ?

• de bénéficier d’une concentration optimale, plus longtemps ;
• de dire « au revoir » à votre casquette de multitâche qui peut vite devenir fatiguant ;
• d’accroître la qualité de votre travail afin de devenir plus efficace.

C’est en consacrant un laps de temps précis à vos tâches récurrentes que vous parvenez à gagner en performance et en rapidité.

Quels sont les avantages à tirer de cette méthode ?

La méthode du batching offre plusieurs avantages, en lien avec la productivité.

Une concentration décuplée

Bénéficiez d’une concentration multipliée par dix sur les tâches que vous êtes en train d’effectuer.

En les regroupant par catégorie, vous vous concentrez sur une seule chose à la fois tout en cochant plusieurs cases de votre To-do list.

Booster votre concentration, c’est aussi booster la qualité de votre travail.

L’amélioration de votre productivité

Devenez plus efficace grâce à une meilleure organisation. Cela vous permet également d’éviter les distractions.

Vos tâches sont accomplies en moins de temps, donc vous pouvez terminer vos journées plus tôt qu’auparavant. Une bonne nouvelle, non ?

La réduction du multitâche

Être multitâche peut rapidement devenir épuisant au quotidien. Alors, réduisez le besoin de passer constamment d’une tâche à l’autre, source de perte d’énergie et de temps, mais aussi les occasions de faire des erreurs.

Faites une chose après l’autre, sans vouloir tout gérer en même temps.

Une gestion du temps

Vous gagnez en efficacité ! Pourquoi ? En suivant à la lettre ce que vous avez planifié, vous ne perdez pas de temps à décider quelle tâche vous allez effectuer en priorité.

Vous gagnez donc en anticipation. Et chaque matin, vous savez déjà ce qui est prévu pour votre journée.

Une réduction du stress

Le stress est souvent généré par une mauvaise organisation.

Lorsque vous craignez d’être noyé par votre To-do list, vous éprouvez un stress profond.

Le batching, en vous aidant à mieux gérer votre charge de travail, réduit le stress lié à la surcharge de travail et aux deadlines serrées.

La réduction de votre procrastination

En vous imposant des blocs de tâches, vous aurez plus de facilité à toutes les effectuer.

Le batch working vous aide à faire plus de choses dans la journée et à rattraper votre éventuel retard, en créant une sorte de sentiment d’urgence.

Les blocs de temps vous conduiront à accomplir les tâches les plus difficiles en premier, au lieu de les procrastiner.

Non seulement cette méthode vous aidera à optimiser davantage votre temps, mais en plus, elle vous permettre d’améliorer votre concentration. De ce fait, vous gagnerez rapidement en efficacité dans la gestion de votre entreprise.

Concrètement, quelles tâches peut-on adopter du batch working ?

Le task batching se prête davantage aux tâches répétitives, mais il peut être adapté à tous les types de tâches.

Pour gérer efficacement votre entreprise, je vous présente 7 pistes simples de regroupements de tâches.

Gestion des mails

Au lieu de vérifier votre boîte mail plusieurs fois par jour, réservez des créneaux spécifiques pour répondre à tous vos messages en une seule fois.

Quant au reste du temps, vous pouvez rester concentré sur vos autres tâches, sans être interrompu et distrait par une nouvelle notification.

Réunions

Essayez de planifier toutes vos réunions dans des blocs de temps spécifiques, tels que les débuts d’après-midi.

Bien évidemment, il n’est pas toujours simple d’ajuster vos horaires de réunions toujours évident, car ces dernières sont parfois imposées. Toutefois, essayez de les rassembler au maximum.

Les réunions dispersées tout au long de la journée perturbent votre concentration et votre efficacité.

Comptabilité et finances

Cette catégorie de tâches nécessite une concentration particulière pour gérer les chiffres et éviter les erreurs dans la comptabilité de votre entreprise.

Traitez vos factures, paiements et autres tâches financières d’une traite.

Gestion de projet

Si vous gérez plusieurs projets simultanément, regroupez les tâches liées à chacun d’entre eux.

Commencez par consacrer un moment à la coordination et à la planification, afin d’anticiper vos futurs blocs de tâches selon chaque projet.

Création de contenu

Si vous produisez du contenu pour votre communication (articles de blog, vidéos, infographies, etc.), regroupez ces missions.

Vous pourriez consacrer une matinée entière à la rédaction d’articles, puis la suivante àvotre community management par exemple.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux professionnels représentent une tactique commerciale efficace, mais chronophage. De plus, les notifications constituent la plus grande source de distractions, évitez de les consulter constamment.

Planifiez des moments spécifiques pour créer et publier du contenu.

Mon conseil ? Dédiez un seul moment par semaine (voire par mois) à la planification de votre calendrier éditorial. Il ne vous restera plus qu’à fixer des créneaux plus réguliers pour répondre à votre communauté.

Maintenance technique

On y pense moins, néanmoins, ces actions indispensables prennent également du temps et perturbent votre concentration.

Si vous avez des mises à jour logicielles, des sauvegardes ou d’autres tâches techniques, regroupez-les pour ne plus avoir à y penser.

Ces sept points sont des idées, d’après les tâches les plus courantes qui interviennent dans la gestion d’une entreprise.

Adaptez-les à votre propre emploi du temps, pour personnaliser votre pratique du batching selon vos besoins, afin de la rendre vraiment efficace.

Notez toutefois que chaque type d’entreprise possède ses propres défis en matière de gestion du temps, alors prenez un instant pour examiner comment le batching peut être appliqué à la vôtre.

Par exemple, si votre activité implique de la créativité, cela peut être contraignant d’inclure ces tâches dans le batching, car l’inspiration ne vient pas toujours sur demande.

En revanche, toutes les tâches qui ne demandent pas une profonde réflexion collent parfaitement à cette méthode.

Il n’est pas toujours judicieux d’adapter la méthode du batching à la totalité de vos tâches. C’est pourquoi vous devez avant tout peser le pour et le contre de cette technique, ainsi que ses avantages pour vous et votre entreprise.

Comment mettre en place facilement le batching dans votre routine entrepreneuriale ?

Les avantages du batching vous ont convaincu ? Même si vous hésitez encore, vous devriez l’essayer pour savoir si cette organisation est faite pour vous.

Étape par étape, prenez vos nouvelles habitudes dans votre routine entrepreneuriale pour devenir un pro du batching.

Listez toutes les tâches

D’abord, faites une liste des tâches répétitives de votre gestion d’entreprise. Effectivement, avant de penser à les regrouper, il faut déjà les identifier.

Généralement, les plus répétitives et courtes sont celles qui correspondent le mieux aux regroupements. Par contre, celles qui nécessitent beaucoup d’efforts ou d’inspiration ne semblent pas pouvoir être imposées à des moments précis (sauf si vous avez déjà su identifier les moments de la journée où vous êtes très créatif et productif).

Définissez des catégories de tâches

Regroupez les types de tâches à effectuer régulièrement pour votre entreprise : gestion des mails, création de contenu, comptabilité, relation client, etc.

Ces groupes peuvent être constitués de plusieurs façons : par type ou par projet.

Planifiez des créneaux horaires dédiés

Dédiez des plages horaires à vos tâches. Ces créneaux, intercalés dans vos journées ou vos semaines, sont chacun alloués à une catégorie de tâches.

Cela peut se traduire ainsi :

• une heure le lundi après-midi pour la prospection ;
• 45 minutes chaque matin pour répondre à vos mails ;
• une autre heure le jeudi et le vendredi pour créer du contenu, etc.

Lorsque vous regroupez vos tâches, il peut être intéressant de les hiérarchiser au sein de chaque bloc par ordre d’importance. Si elles relèvent toutes plus ou moins du même niveau d’importance, alors triez-les par durée.

Commencez par faire ce qui prend le plus de temps, ou par ce que vous avez le moins envie d’effectuer (c’est souvent lié !).

Concentrez-vous

Gardez votre attention sur une seule catégorie de tâches à la fois.

Il est important de respecter le créneau horaire que vous vous êtes fixé et de vous consacrer à la tâche visée.

Résistez à la tentation de sauter d’une tâche à l’autre. Effectivement, essayez de terminer ce que vous commencez avant de passer au bloc suivant. Cela vous évitera de vous éparpiller inutilement et de perdre votre énergie.

Évitez les distractions

Il ne faut pas que vous soyez perturbé pendant vos sessions de batching.

Coupez la sonnerie de votre téléphone et fermez les autres onglets de votre navigateur.

Le saviez-vous ? Windows propose maintenant un mode “concentration” qui coupe les notifications. Alors, ne vous en privez pas !

Si vous travaillez dans un espace partagé, demandez aux autres entrepreneurs de ne pas vous déranger pendant le temps imparti.

Prévoyez des pauses

Une étape essentielle pour reposer votre esprit et reprendre votre concentration dans de meilleures conditions.

Si vous le souhaitez, vous pouvez lier la méthode Pomodoro au batching. Elle invite à prévoir un temps de pause par temps de travail.

Par exemple, octroyez-vous 5 minutes de pause toutes les 50 minutes de travail.

Utilisez des outils de gestion de projet

Il existe de merveilleux outils de gestion comme Notion, Trello, Abby ou encore ClickUp pour vous aider à suivre votre progression et organiser vos tâches.

Notion et Trello sont les rois de l’organisation, alors que ClickUp est davantage axé sur la gestion de projet. Tandis qu’Abby vous accompagne pour gérer votre comptabilité et votre portefeuille client efficacement.

Ces outils vous aident à mettre en place un suivi de votre progrès, pour évaluer régulièrement votre utilisation du batch working et identifier les domaines qui nécessitent des ajustements.

Récompensez vos efforts

Lorsque vous avez terminé une série de tâches, pensez à vous récompenser pour nourrir votre motivation.

Cela peut être :

• une promenade ;
• une pause méditative ;
• un bain de soleil ;
• visionner un épisode de votre série préférée ;
• un carré de chocolat, etc.

Ces huit préceptes constituent le fondement du batching. Si vous parvenez à tous les respecter, c’est que vous le maîtriserez déjà !

Cette méthode sera de mieux en mieux acquise avec le temps, car à force d’ancrage dans vos habitudes, vous en tirerez tous les avantages.

Que faire si vous vous sentez déjà à l’aise avec les bases de cette méthode d’organisation ?

Eh bien, vous pouvez d’ores et déjà mettre en place des stratégies plus avancées.

Pour aller plus loin que l’organisation hebdomadaire classique, vous pouvez pratiquer le batching saisonnier ou mensuel. Ainsi, vos tâches sont regroupées sur des périodes plus longues pour maximiser l’efficacité.

Cela pourrait consister en une “routine mensuelle”, en début de mois, pour régler les tâches administratives telles que les déclarations de revenus ou bien votre comptabilité.

Elle pourrait être complétée par une autre routine en milieu de mois, consacrée aux sessions de création et d’inspiration.

Le printemps peut être synonyme, dans votre gestion d’entreprise, d’une augmentation des objectifs à planifier sur l’année. Et ainsi de suite…

Êtes-vous prêt à booster votre productivité grâce au batching ?

À présent, vous avez toutes les cartes en main pour faire l’expérience de cette méthode et mettre un grand booste à votre productivité.

Rappelez-vous d’une chose : il n’y a rien à perdre en essayant, mais vous pourriez gagner beaucoup de temps et d’efficacité. Le seul risque ? C’est de ne plus pouvoir vous en passer !

Une fois que vous serez devenu un pro (et un accro) du batch working dans la gestion de votre entreprise, vous pourrez adapter cette technique à d’autres pans de votre organisation.

En outre, elle peut être appliquée dans divers contextes de la vie quotidienne qui méritent de gagner en efficacité et en productivité comme :

• l’organisation domestique ;
• l’apprentissage et études ;
• la gestion des finances personnelles ;
• la préparation des repas ;
• les loisirs créatifs, etc.

Le plus important pour appliquer cette technique ? Que cela comprenne des tâches que vous pouvez regrouper en catégories similaires.

Cette méthode puissante et polyvalente améliorera votre efficacité dans de nombreux aspects de la vie quotidienne. L’acquisition de nouvelles habitudes n’est pas toujours une mince affaire. L’adoption du batching vous donnera peut-être du fil à retordre pendant les premiers jours, mais vous vous en féliciterez sur le long terme.

Bon courage à vous, et bonne gestion !