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Les appels d’offres, ça y est : je décroche !

Bonjour à tous. Aujourd’hui j’ai envie de vous faire part d’une décision que je viens de prendre à l’instant : ne plus répondre aux appels d’offres.

C’est officiellement fini pour moi, je le cri fort et je l’assume. Je vais essayer de vous donner mon avis sur les appels d‘offres et aussi les raisons qui m’ont poussées à prendre cette décision. En espérant, à travers mes arguments, réussir à faire passer mon message sans passer pour une prétentieuse, orgueilleuse ou je ne sais pas quoi encore ! :)

N’hésitez pas à me laisser vos avis et échanger avec moi dans les commentaires, je serais ravie de connaître le sentiment d’autres parmi vous.

Les appels d’offres, késako !

Un appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d’ouvrage), de faire le choix de l’entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.

Dixit Wikipedia

Maintenant, appliquons ce concept à notre univers SEO. Une entreprise qui a ou qui est en train de réaliser son site web, souhaite intégrer un SEO à son projet pour s’assurer une visibilité sur les moteurs de recherche. Il rédige donc un cahier des charges dans lequel il présente son entreprise, son site internet, explique les problématiques et surtout les besoins et les attentes vis à vis du future prestataire SEO.

Une fois le cahier des charges édité, l’entreprise fait l’annonce de son appel d’offres sur différents médias (réseaux sociaux par exemple), ou va directement à la pêche de ses futurs prestataires pour les mettre en concurrence. En principe, rien de “négatif” dans la démarche sauf quand les intentions ne sont pas celles exprimées ou alors que l’on compare ce qui  n’est pas comparable… Voici mes impressions…

Pourquoi je ne vais plus répondre aux appels d’offres : mes raisons!

Freelances VS agences :  les incomparables !

Il n’est pas rare que l’entreprise qui lance un appel d’offres aille chercher par elle même les candidats. Et le plus souvent elle pioche dans des profils différents. En soi, c’est une bonne chose, surtout quand elle ne sait pas exactement ce dont elle a besoin. Diversifier les sources signifie avoir des réponses différentes, des profils humains différents, des caractères et des compétences différentes ! Avec cette galerie de portraits, l’entreprise sera assurée de dénicher celui qui lui faut.

Mais, le problème le plus souvent rencontré, surtout dans le monde du digital, est que l’entreprise qui lance l’appel d’offres fait appel non seulement à des freelances mais aussi à des agences. Et c’est là que je pointe du doigt le problème ! Dans la vie, il faut comparer ce qui est comparable ! Et un freelance et une agence ne le sont pas vraiment (sans vouloir dénigrer l’un ou l’autre)…

Même si on ne peut pas enlever les points forts inhérents à l’agence – j’ai travaillé quasiment 6 ans en agence, je sais comment les choses fonctionnent – je tiens à souligner que le freelance sera motivé, il a besoin des contrats pour faire son CA, alors que pour l’agence cela s’apparentera souvent à “un contrat de plus”… Voyez-vous la différence dans l’approche ?

Si les compétences/moyens de deux freelances peuvent être mises en concurrence, comparer un indépendant avec une agence n’est pas très fair play. L’agence aura toujours plus de moyens humains/logistique que le freelance. Mais le travailleur indépendant a une qualité rare qui manque à bon nombre d’agences : sa disponibilité pour le client.

Le temps et l’énergie : des trésors à ne pas sacrifier

Quand on est à son compte, le temps est vraiment très précieux. Sur les 20 jours ouvrables on ne peut travailler qu’une douzaine seulement pour nos clients. La raison est simple, nous avons aussi besoin du temps pour la partie administrative, nous avons besoin du temps pour la veille, pour les échanges avec les confrères, pour le réseautage…

Quand un appel d’offres tombe, le planning est “chamboulé” mais on prend le temps de répondre en espérant gagner un nouveau projet. On accumule donc du retard. Le freelance, tout seul, doit donc tout gérer (les idées, la création d’un dossier, la réponse officielle, le contact avec l’entreprise…) et perd énormément de temps. En agence, les choses sont un peu différentes. Un brainstorm autour d’une table avec 4-5 collaborateurs spécialisés dans un domaine precis pour trouver les meilleures idées peut être effectué. Ensuite, le chef de projet ou encore un commercial termine la proposition et prend le lead sur le projet… jusqu’à l’obtention ou la perte de l’appel d’offres. Ce qu’une agence fait en 1h à 4-5 cerveaux, le freelance seul le fait en 4h, quatre fois plus d’énergie dépensée par ailleurs pour la même raison ! C’est donc énormément de temps gâché et d’énergie donnée, faute de moyens humains ! Je tiens à préciser que la plupart du temps les idées sont aussi bonnes des deux côtés, c’est seulement une histoire de temps et d’argent (les heures « perdues » à répondre ne sont pas gratuites…).

Un mini-audit offert sans accords préalables

Lors d’un appel d’offres, l’entreprise demande le plus souvent au “candidat” de répondre à quelques questions souvent liées à une problématique interne. L’objectif premier est de pouvoir juger des compétences de l’éventuel collaborateur à venir, et avoir de la matière avant d’opter pour l’un des candidats en lice.

Maintenant, la réalité peut être plus mesquine que ça ! Un exemple concret ? Imaginez que l’entreprise fasse appel à 5 prestataires extérieurs et que les 5 répondent comme il se doit aux questions posées, signe de leur bonne foi et de leur motivation. L’entreprise se verra alors avec un tas d’idées et un tas de conseils qu’elle pourra utiliser comme bon lui semble dans son coin. Traduction libre : elle bénéficiera d’un mini-audit spécifique, gratuitement. Plutôt malin, non ? Je vous laisse juger de cette pratique mais ne soyez pas dupes, c’est beaucoup plus courant qu’on ne le pense…

Pour aller plus loin dans la réflexion…quand les questions posées sont extrêmement pointues ou techniques, on se doute bien que l’entreprise a déjà des compétences dans le domaine recherché, ce n’est pas forcément de la paraphrase d’articles ou livres lus ici et là. De ce fait, chacune de nos réponses peut servir de pistes à explorer qui évitent à l’entreprise d’opter pour un prestataire…

Ascenseur émotionnel garanti !

Si nous n’avons pas la chance d’être fort et confiant en soi de nature, c’est l’orage interne assuré. On reçoit l’appel d’offre, on fait notre audit pour comprendre les besoins de l’entreprise, on répond avec conscience et dévouement à la demande, on prépare un joli petit dossier, on fait notre RDV et ensuite… on attend. Et souvent, l’attente est le plus difficile à gérer : plus on attend, plus on stresse, et plus on stresse, plus l’attente est longue : un vrai tourbillon intérieur s’invite dans notre quotidien. Surviennent en effet les multiples questions : en ai-je assez fait, ai-je assez défendu mon dossier, aurais-je pu faire autre chose, ai-je assez montré ma motivation et mon envie de travailler avec, et pour l’entreprise… ? Vous l’aurez compris, entre la réception de l’appel d’offres et le moment de la réponse, les craintes et les questions s’accumulent au fil des semaines. Pour moi c’est trop d’usure, de fatigue, et … je n’ai plus envie de ça !

La tchatche ou les compétences

Autre chose importante, en tant que freelances nous devons porter plusieurs casquettes dont celle du chef d’entreprise, du commercial, du consultant. Malheureusement, nous ne pouvons pas être bons partout. En toute transparence, me “vendre” c’est ce que me déplait le plus. Je n’ai pas du tout un profil commercial et me “vanter” n’est pas en adéquation avec les valeurs que je défends. Être un éternel débutant en SEO couronné d’une dose d’humilité, c’est la meilleure qualité pour moi qu’un consultant devrait avoir.

Maintenant, il y a des personnes très fortes en tchatche, qui pourront vendre tout et n’importe quoi pour arriver à leurs fins. Ce n’est pas systématique bien évidemment, mais ce que je veux dire c’est que la “timidité” n’est pas signe de manque de compétences comme, au contraire, la “tchatche” n’est pas signe de compétences. Le constat est qu’en général, les réponses aux appels d’offres sont plus souvent positives pour les personnes tchatcheuses que pour les autres…

*****

Voilà grosso modo les 5 raisons qui m’ont poussées à ne plus répondre aux appels d’offres :

  • Trop de perte de temps et d’énergie pour répondre à l’appel d’offres, emploi de temps chamboulé de plusieurs heures à chaque fois
  • Souvent un refus car le client compare freelances et agences et estime que l’agence est de fait meilleure, ce sont donc souvent les agences qui emportent le contrat
  • Des conseils et même un mini audit offert gratuitement à l’agence alors que tout travail mérite salaire en théorie…
  • Trop de déceptions : des espoirs et attentes qui tombent à l’eau lors de la réponse
  • Il faut vraiment avoir un profil “vendeur” et je ne l’ai pas… Je laisse donc ma place aux autres :)

Les appels d’offres peuvent être intéressants si l’entreprise en face compare ce qui est comparable, respecte ses interlocuteurs et est “correcte”, avec de bonnes intentions. Malheureusement, moi je ne vois plus les aspects positifs des appels d’offres, mais plutôt le contraire, je pense que vous l’avez compris à travers ces lignes.

Pour finir je dirai que je trouve ça un peu facile d’envoyer des appels d’offres à gogo sachant que des salariés ou indépendants vont bosser des heures durant pour ne rien avoir au bout…et que les intentions sont souvent trompeuses et mal intentionnées…

Et vous, répondez-vous aux appels d’offres ? Gagnez-vous souvent les appels d’offres ? Quel est votre avis la dessous ?

*Images libres de droit, pixabay.

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15 réflexions au sujet de « Les appels d’offres, ça y est : je décroche ! »

  1. Hello Alexandra,

    Je commente en tant que SEO en agence.

    Les AO sont incontournables. Je ne sais pas comme tu peux/vas faire pour vivre sans :)

    Pour autant, lorsqu’on a la chance d’être sollicité, le mieux est à mon avis d’essayer de choisir quand il faut répondre et quand il ne faut pas répondre. GO/NOGO dans le “jargon” afin d’optimiser son temps et sa rentabilité plutôt que de tout refuser.

    Tu l’auras compris, l’idée est d’éviter de passer du temps si on estime la chance de gagner faible.

    Voici mes règles

    Plus de 3 entreprises : NOGO

    Mélange indé/agence : NOGO (c’est aussi un problème pour les agences qui proposent souvent des prix + élevés)

    Pré-audit obligatoire : NOGO

    Soutenance sans le décideur : NOGO

    URGENT dans l’email : NOGO

    Fourchette de budget communiquée trop faible ou taille du client trop petit : NOGO

    Niveau de maturité web faible + (objectifs farfelus ou mauvaise éducation) : NOGO

    Startup avec CEO débutant : Warning

    Demande “d’un prix” plutôt qu’une proposition de collaboration : NOGO ou réponse en 1s

    Au delà du GO/NOGO s’ajoute la qualité de la réponse.

    Plus le prospect semble intéressant et la compétition gagnable plus il est possible d’y consacrer du temps.

    Cela signifie consacrer moins de temps aux autres AO toujours afin de limiter les risques en termes de temps/budget consacré.

    Enfin, le planning plus ou moins chargé permet de savoir s’il faut lever le pied de temps en temps sur le AO.

  2. Merci Aurélien pour ton commentaire constructif et ton avis très pertinent.

    Ta « méthodologie » me semble intéressante. Je vais essayer de l’appliquer pour les prochaines demandes. Finalement c’est une astuce pour cible davantage le prospect/la demande avant de se lancer dans la réponse à l’appel d’offres. Ça permettra en effet de refuser les « mauvaises » demandes et ainsi gagner du temps. Mon problème c’est que je n’arrive pas encore à « sentir » les prospects et à juger de l’intérêt et de la pertinence d’un projet (peut-être manque d’expérience en tant qu’indépendante). Je m’attache vite à mes interlocuteurs et aux projets et j’ai souvent du mal à dire non. Mais tu as raison, il ne faut peut-être pas être si catégorique que ça, mais plutôt essayer de trouver un équilibre entre les appels d’offres auxquelles il faut répondre et les autres.

    Comment faire autrement, sans appel d’offres ? Eh bien, le prospect trouve son futur consultant SEO (sur Google par exemple). Il le contacte (mail/téléphone) pour lui exprimer ses besoins/sa problématique, l’échange est bon, le feeling passe entre les deux, la proposition seo et le prix lui convient, … et hop ils travaillent ensemble. 😊
    Un monde un peu idéaliste peut-être ..Mais, je pars du principe qu’il s’agit d’un partenariat de confiance et d’échange humain avant tout. Bien évidemment, cela demande de la sincérité et de la transparence de la part du consultant.
    À titre d’exemple, je me suis déjà vue envoyer mes prospects à d’autres confrères, tout simplement parce que j’ai jugé qu’ils feront un travail meilleur que le mien. L’idée c’est d’être sincère avec soi-même et son futur client : oui, je suis l’homme qu’il lui faut, non, mieux vaut aller voir ailleurs 😊

  3. Hello alexandra
    Je partage aussi cet avis sur les appels d’offres.
    A noter aussi que parfois les freelances sont écartées des réponses car il est estimé qu’elles n’offrent pas la stabilité et stature financière suffisante.
    Donc construire son chiffre d’affaires sur le bouche à oreille reste la meilleure solution à mon sens.

  4. Bonjour Alexandra
    Pour ma part, je ne réponds jamais aux appels d’offres, qui sont de toutes façons déjà attribués à l’avance… Sauf si c’est moi qui suis choisi à l’avance :-D:-D
    A++

  5. Bonjour,

    Mon expérience, qui n’est pas dans le SEO mais le développement d’application de synchronisation de données dans l’e-commerce, est assez similaire.

    Je suis parvenu aux mêmes conclusions qu’Alexandra, répondre à des AO n’est pas rentables. Cependant Aurélien a raison aussi, c’est une source de CA non négligeable …

    En pleine réflexion donc, et je réfléchi à choisir entre 2 options :

    1) Faire le devis payant
    Cela se pratique chez les agences de com (pas SEO, com au sens large) un peu grosses, même si le prix ne correspond pas au temps passé.
    Sans doute difficilement applicable à une TPE ou une PME.
    Il faudra un bon talent de commercial pour vendre un devis …

    2) Faire un devis estimatif
    J’introduis dans le devis une phase d’analyse et une phase de réalisation avec une prestation non pas forfaitaire mais journalière.
    Durant l’analyse on défini le éléments techniques ultraprécis (chose que l’on n’a jamais au stade de l’AO) et là on a un chiffrage en temps exact.
    Et là il faudra un bon commercial si dans le devis l’estimation du temps de réalisation a été sous-estimé …

    Compliqué donc, de vendre des prestations sur mesure …

  6. Bonjour Alexandra,

    Après vu votre article, je vous soutiens dans votre démarche. J’ai aussi beaucoup aimé votre franchise et la transparence que vous avez mis dans vos explications, alors bon courage pour la suite !

  7. Je te rejoins, et de mon point de vue c’est encore plus vrai dans les appels d’offre SEA, avec audit du compte existant en amont.
    Tu fais l’audit de l’existant, lève les manquements ou petites erreurs de la précédente agence, propose de beaux leviers d’amélioration, tu fais une reco complète et là…paf…l’annonceur t’informe que tu n’a pas été retenu pour une raison, qui plus est, totalement farfelue.
    Mais toi tu as laissé un doc qui vaut de l’or.
    Je ne citerais pas de nom, mais je sort cette semaine d’un cas similaire.
    J’en suis venu à me demandé si l’appel d’offre n’était pas pipé, et si ils ne voulaient pas récupérer une (ou plusieurs reco complètes pour la donner en interne à leur stagiaire).
    La prochaine fois, je ferais payer la reco…avec remise totale du prix de la reco dans le devis final si l’AO est gagné.

  8. Je suis d’accord avec Aurélien, il ne faut pas perdre de temps avec les AO bancales.
    Pour ne pas perdre de temps il faut également se positionner sur les AO ou tu as réellement tes chances.
    Par exemple, penser aux petits plus que le donneur d’ordre peut trouver chez toi, en règle générale il te demande des références, si tu en as qui sont vraiment très proches du travail attendu, ça vaut le coup de tenter ta chance.

  9. Bonjour.

    Je tiens à réagir sur 2 points concernant ton article même si dans le fond je comprends ton point de vue.

    “Souvent un refus car le client compare freelances et agences et estime que l’agence est de fait meilleure, ce sont donc souvent les agences qui emportent le contrat”.

    Tu oublies toutes les entreprises pour qui le budget et le critère principale (voir le seul) et qui optent par conséquent le plus souvent pour un freelance (lui il me propose un site a 1000 €, pourquoi c’est si cher chez vous). Mais la on pourrait entamer le débat sur les prix des prestas (ce n’est pas le sujet).

    Deuxièmement ne pas oublier que les agences, ce ne sont pas toujours des sociétés de 5-6-7 personnes.
    Personnellement nous sommes 2 dans mon agence et crois-moi, comme un freelance on est confrontés à un manque de temps parce qu’on doit aussi faire l’administratif, le commercial, le réseautage…

    Pour conclure je plussoie ton exemple sur le client qui se fait des audits gratuits, je le vois de plus en plus.

  10. Bonjour Aexandra,
    Merci Aurélien pour ces règles utiles. J’ajouterai également le nombre de prestataires contactés. Lors ce que c’est un nouveau contact, je demande souvent à combien d’agence/freelance il a envoyé l’AO.
    Si pas de réponse -> nogo. J’aime la transparence
    Si trop de compétion -> nogo. Les chances sont trop faibles d’avoir le mandat.

  11. Hello Alexandra,

    Merci pour ton retour d’expérience ! C’est vrai que le sujet de l’appel d’offre est sujet à beaucoup d’émotions, dans tous les domaines du service BtoB !

    Pour ma part j’ai un profil commercial dans notre agence, et je trouve un peu dommage le portrait que tu fais du commercial (qui a la tchatche, se vante et peut vendre tout et n’importe quoi). Je pense que c’est un cliché et ce n’est pas ta volonté de dénigrer ce genre de profils, mais il faut savoir qu’en BtoB (et en SEO), un bon commercial ne cherche pas à se vanter mais vraiment à mettre en avant les particularités de son agence, sa plus-value, et est toujours dans un échange constructif pour apporter quelque chose à son client, en toute humilité également :) .

    Après je comprends vraiment très bien ton sentiment, les AO c’est vraiment traître et cruel par moments…

    Sinon tout à fait d’accord avec Aurélien, une des clés dans les AO c’est le tri !

  12. C’est un débat sans fin.

    Et encore il ne faut pas se plaindre, car dans certains secteurs c’est du vol éhonté. Par exemple dans la création graphique, lors des appels d’offres il est commun de demander des propositions artistiques. Du coup les débutants envoient des créas pratiquement abouties prêtes à être imprimées ! Et ils ont alors la joie de voir leurs propales utilisées (avec 1 ou 2 différences quand même) dans les documents quelques mois plus tard…
    Luc Articles récents..10ème salon des entrepreneursMy Profile

  13. “Être un éternel débutant en SEO couronné d’une dose d’humilité, c’est la meilleure qualité pour moi qu’un consultant devrait avoir.”

    Merci!!! Ça me parait salutaire de lire ça en ces temps de SEO-gourou, -hero, -rockstar, -ninja et j’en passe.

  14. Alexandra, un grand merci pour ce retour d’expérience. J’ai beaucoup aimé le commentaire d’Aurélien avec des conseils précieux et celui de WoptiGui avec une vision du commerciale beaucoup plus positive. Le seul appel d’offre auquel j’ai répondu était un dont j’étais sûr de gagner. Olivier Andrieu a bien raison, souvent c’est déjà décidé à l’avance qui va gagner. Si tu as une relation avec la personne qui te contacte pour faire un appel d’offre, je pense que cela vaut le coup d’y répondre ;-)

  15. Bonjour Alexandra, effectivement nous tombons souvent sur des AO pour lesquels tout est déjà “écrit”… Je vous comprends entièrement ! Il faut arriver à faire la part des choses et nous souvent, nous faisons des no go quand on le sent pas, c’est aussi une question de feeling je pense.

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